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78636 IF-PI (2016) - IF-PI - Técnico em Secretariado / Secretariado

No âmbito da Administração de Empresas várias teorias foram desenvolvidas ao longo do tempo para nortear as decisões dos gestores. Analise as abordagens a seguir:

I - A Experiência Hawthorne (1933) realizada por Elton Mayo evidenciou a ênfase da administração para a interação das pessoas nos grupos sociais e a satisfação das necessidades individuais II - Teoria que surgiu entre 1960 e 1970 e que recebeu influência direta da Teoria dos Sistemas.

Seu enfoque está na análise ambiental e a abordagem no sistema aberto, pois parte do princípio de que a administração é relativa e situacional.

III - Corrente iniciada por Frederick Taylor (1903) que considerou a administração uma ciência aplicada na racionalização e no planejamento das atividades operacionais.

IV - Jules Henri Fayol (1916) iniciou a corrente para o tratamento da administração como ciência na formatação e na estruturação das organizações com enfoque na formalidade da organização e nas funções do administrador.

V - Corrente baseada nos trabalhos de Max Weber (1909) que descreveu as características do modelo burocrático de organização.

Marque a alternativa abaixo que representa a sequência que CORRETAMENTE corresponde às teorias apresentadas acima.

  • a)
    Teoria das Relações Humanas; Teoria da Contingência; Teoria da Administração Científica; Teoria Clássica da Administração; Teoria da Burocracia.
  • b)
    Teoria Clássica da Administração; Teoria das Relações Humanas; Teoria da Administração Científica; Teoria da Contingência; Teoria da Burocracia.
  • c)
    Teoria das Relações Humanas; Teoria da Administração Científica; Teoria Clássica da Administração; Teoria da Contingência; Teoria da Burocracia.
  • d)
    Teoria da Contingência; Teoria das Relações Humanas; Teoria da Administração Científica; Teoria Clássica da Administração; Teoria da Burocracia.
  • e)
    Teoria das Relações Humanas; Teoria da Contingência; Teoria Clássica da Administração; Teoria da Administração Científica; Teoria da Burocracia.

78637 IF-PI (2016) - IF-PI - Técnico em Secretariado / Secretariado

Na administração de empresas, há uma técnica que facilita o entendimento de controle do processo que foi introduzido no Japão, após Primeira Guerra Mundial (década de 1920), por Walter A. Shewart e que foi difundido no mundo por Willian Edwards Deming, em 1950 . Que técnica é esta?

  • a)
    5W2H.
  • b)
    Follow up.
  • c)
    Ciclo PDCA.
  • d)
    Programa 5s.
  • e)
    Brainstorming.

78653 IF-PI (2016) - IF-PI - Técnico em Secretariado / Secretariado

Seu chefe pediu para você fazer um levantamento dos bens tangíveis da empresa.

Assinale abaixo a alternativa que NÃO deverá constar em sua relação:

  • a)
    Capital intelectual.
  • b)
    Estoques.
  • c)
    Equipamentos.
  • d)
    Máquinas.
  • e)
    Todas as alternativas estão incorretas.

78657 IF-PI (2016) - IF-PI - Técnico em Secretariado / Secretariado

Gronroos (1994), citado por Gangana (2001, p. 25), diz que “Marketing é estabelecer, manter e desenvolver relacionamentos de longo prazo com os consumidores e outros parceiros, com lucratividade, a fim de que os objetivos das partes sejam atendidos”.

O secretário é intermediário nas relações do gestor e/ou da empresa com o cliente, tendo um papel importante no marketing de relacionamento com o cliente, fora dizer que muitas vezes ele é quem faz a negociação direta com o cliente no lugar do chefe. Caso esteja nessa última situação e tenha combinado com o cliente que resolveria a situação, qual é a atitude mais adequada a se tomar? GANGANA, Maurício Gonçalves. Fundamentos de Marketing. 1ª ed. Rio de Janeiro: FGV Management - Cursos de Educação Continuada. 2001

  • a)
    Identificar a necessidade do cliente e passar para o setor adequado, sem a necessidade de retornar o contato com o cliente para dar e receber um feedback.
  • b)
    Identificar a necessidade do cliente, tentar solucionar o mais rápido possível, porém, sem a necessidade de retornar o contato com o cliente para dar e receber um feedback.
  • c)
    Identificar a necessidade do cliente, tentar solucionar o mais rápido possível e retornar o contato com o cliente para dar e receber um feedback.
  • d)
    Todas as alternativas estão corretas.
  • e)
    Todas as alternativas estão incorretas.

78658 IF-PI (2016) - IF-PI - Técnico em Secretariado / Secretariado

Assinale a alternativa CORRETA. Você fez o curso técnico em secretariado e conseguiu um emprego na área. As suas atribuições, conforme a Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1.985, serão:

I - Classificação, registro e distribuição da correspondência.

II - Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico III - Organização e manutenção dos arquivos de secretária.

IV - Redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro.

  • a)
    As alternativas I e II estão corretas.
  • b)
    As alternativas I e III estão corretas.
  • c)
    As alternativas I e IV estão corretas.
  • d)
    As alternativas I, II, III e IV estão incorretas.
  • e)
    Todas as alternativas estão corretas.

83332 IF-PI (2016) - IF-PI - Técnico em Secretariado / Secretariado

Analise as informações apresentadas abaixo sobre os tipos de documentos oficiais. I - Carta interna que possibilita a comunicação entre departamentos da mesma empresa ou chefes de seção, matriz e filiais.

II - Instrumento de correspondência escrita entre autoridades de órgãos públicos e ou sempre que tiver um órgão público como remetente ou destinatário.

III - Registro exato e metódico de deliberações tomadas em uma reunião e que deve ser assinada pela pessoa que preside e secretaria a seção. IV - Documento que dá manifestação sobre assunto à sua consideração para fundamentar solução e ou decisão.

V - Instrumento expedido por autoridades sobre a organização e funcionamento de serviço para que se cumpra ordem específica e imediata ou que ordena assuntos relacionados à gestão.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência que CORRETAMENTE poderá ser associada a estas informações.

  • a)
    Memorando, ofício, ata, parecer e portaria.
  • b)
    Parecer, ata, ofício, memorando e portaria.
  • c)
    Memorando, portaria, ata, parecer e ofício.
  • d)
    Ofício, memorando, ata, portaria e parecer.
  • e)
    Ata, memorando, ofício, parecer e portaria.

83334 IF-PI (2016) - IF-PI - Técnico em Secretariado / Secretariado

Com relação a gestão de conflitos, Kipper e Fávero (2009) relatam que o trabalho está intercalado com as relações interpessoais e vai de acordo com as experiências de cada um sobre si e sobre o outro. O(A ) secretário(a ), em todo momento, se comunica com o chefe, com gestores e colaboradores da organização e isso pode gerar conflitos. KIPPER, Rosane Tomedi; FÁVERO, Altair Alberto.

Pensamento, criatividade e conhecimento: diferenciais do profissional de secretariado executivo. In: DURANTE, Daniela Giareta; FÁVERO, Altair Alberto (org.). Gestão Secretarial: formação e atuação profissional. Passo Fundo: UPF, 2009 Quanto aos conflitos, é possível afirmar que:

  • a)
    São negativos e sempre prejudicam a imagem da pessoa.
  • b)
    Podem ser positivos (construtivos) ou negativos (destrutivos), depende de como a pessoa lida com as situações.
  • c)
    É melhor evitá-los a qualquer preço.
  • d)
    São positivos e sempre melhoram a imagem da pessoa.
  • e)
    Todas as alternativas estão corretas.

83335 IF-PI (2016) - IF-PI - Técnico em Secretariado / Secretariado

Sabendo que para o manuseio dos símbolos nacionais em eventos públicos são estabelecidos procedimentos específicos, assinale abaixo (V ) para VERDADEIRO e (F ) para FALSO:

( ) Nas cerimônias em que possui representação estrangeira, o Hino Nacional do país deve, por cortesia, preceder o Hino Nacional brasileiro.

( ) A decoração do evento deve ser cuidadosamente organizada, de modo que não impeça a visibilidade das Armas da República e/ ou da Bandeira Nacional.

( ) A execução do Hino Nacional terá início após as autoridades da mesa de honra tiverem ocupado seus lugares. Ao ser executado na solenidade, o público deverá estar em pé, com postura formal. Os civis devem estar com a cabeça descoberta e militares em continência.

( ) O Selo Nacional é usado para autenticar atos do governo, diplomas e certificados expedidos por escolas oficiais, enviar correspondência oficial e para lacrar correspondências especiais do governo.

Marque a alternativa CORRETA:

  • a)
    F, V, V, V.
  • b)
    V, F, F, V.
  • c)
    F, F, V, V.
  • d)
    V, V, V, F.
  • e)
    F, V, V, F.

83336 IF-PI (2016) - IF-PI - Técnico em Secretariado / Secretariado

Seu chefe solicita a compra de uma passagem aérea e a reserva de um hotel; você compra e faz a reserva em um hotel próximo ao compromisso dele, já que ele não falou que tinha preferências, por mais que você tenha perguntado. Depois de tudo reservado, ele fala que esqueceu de avisá-la e que gostaria de outro hotel. Você então faz o cancelamento e reserva outro. Porém, ele tem costume de fazer isso. Qual a forma mais adequada de agir?

  • a)
    Dialogar com o chefe e apontar que isso gera retrabalho e pode ter custos com a remarcação.
  • b)
    Deixar a situação assim, porque ele pode não gostar.
  • c)
    Remarcar todas as vezes que forem necessárias, ainda que tenha custo, pois, se ele pediu, deve ter a consciência de que pode ter gastos extras.
  • d)
    O diálogo pode trazer algum conflito, então é melhor deixar a situação como está.
  • e)
    Todas as alternativas estão incorretas.

91709 IF-PI (2016) - IF-PI - Técnico em Secretariado / Secretariado

A finalidade do arquivo é (...) colocar e conservar, numa mesma ordem, documentos devidamente classificados e outros papeis relacionados com um indivíduo ou uma empresa, com certa divisão geográfica, ou sobre determinado assunto, de tal forma que estejam protegidos contra deterioração ou perda e, ao mesmo tempo, facilite a localização e o manejo dos documentos. Tem por objetivo proporcionar lugar seguro, organização, localização rápida dos documentos e restauração do passado, formando uma memória de grande valor.

(SCHUMACHER, A. J., PORTELA, K.C.A., BORTH, M. R. Ferramentas do Secretário Executivo. Dos Autores: 2013, p. 221)

Observando a finalidade do arquivo e sua gestão, analise as proposições que seguem. I - A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, relata que a natureza do assunto dos documentos pode ter classificação ostensiva cuja divulgação não prejudica a administração e classificação sigilosa em que os documentos, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

II - O valor de um documento pode ser identificado a princípio pela sua finalidade e natureza, podendo ser de natureza comercial, científica, técnica e oficial.

III - O método follow-up é um arquivo de prosseguimento que permite acompanhar assuntos pendentes ou com prazos marcados.

Um follow-up utiliza 31 pastas de arquivos, sendo uma pasta para cada dia do mês, e mais 12 pastas, uma para cada mês do ano, totalizando 43 pastas.

IV - O método variadex é variante do método alfabético e as cores são usadas para facilitar o arquivamento e a localização do documento. Cada cor representa um grupo de letras do alfabeto; as cores são atribuídas a pastas e a primeira letra do nome.

V - O método alfabético consiste na alocação de documento por ordem alfabética crescente ou decrescente, com necessidade de índices. É o método mais simples e eficaz para a gestão do arquivo. Pode possuir notações abertas como A, B, C e notações fechadas Aa, Ab, Ac.

Estão CORRETAS as assertivas:

  • a)
    IV, III e V.
  • b)
    I e III.
  • c)
    I, II e III.
  • d)
    IV e V.
  • e)
    V, II, e IV.