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77050 FUNRIO (2016) - IF-BAIANO - Secretário Executivo / Secretariado

A internet trouxe muitos avanços para a secretária executiva, pois possibilitou a esse profissional a comunicação com todos os segmentos organizacionais, acarretando assim uma troca de experiência e aprendizagem que contribui para o seu desenvolvimento na empresa. Por isso, além da contribuição estratégica, a informática é uma ferramenta essencial no trabalho, pois possibilita que esse profissional contribua para a melhoria da qualidade e maior produtividade na organização, como por exemplo: administrar eficazmente seu tempo, coordenar o trâmite de papeis, manter atualizados os arquivos e manuais informatizados.

  • a)
    A afirmação está incorreta.
  • b)
    A afirmação está correta.
  • c)
    A afirmação está parcialmente incorreta.
  • d)
    A afirmação está parcialmente correta.
  • e)
    Nenhuma das opções anteriores.

77051 FUNRIO (2016) - IF-BAIANO - Secretário Executivo / Secretariado

O processo educacional de curto prazo que é aplicado de maneira sistemática e organizada, por meio do qual as pessoas aprendem conhecimentos, atitudes e habilidades em função de objetivos definidos, denomina-se

  • a)
    direção.
  • b)
    planejamento.
  • c)
    treinamento.
  • d)
    controle.
  • e)
    avaliação.

77057 FUNRIO (2016) - IF-BAIANO - Secretário Executivo / Secretariado

Assinale a alternativa incorreta.

  • a)
    A organização de documentos e arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos recebidos nas empresas, por intermédio da implantação de técnicas e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.
  • b)
    Correspondência é a forma de comunicação escrita que é estabelecida entre pessoas - físicas ou jurídicas - para tratar de assuntos de mútuo interesse.
  • c)
    A correspondência pode ser particular, oficial ou empresarial. Correspondência particular é aquela estabelecida entre pessoas físicas e pode ter ou não caráter de intimidade. Correspondência oficial é a que ocorre entre órgãos da administração direta ou indireta do serviço público civil ou militar, no âmbito municipal, estadual ou federal e da Administração Direta para particulares. Correspondência empresarial é aquela através da qual as empresas ou quaisquer entidades se comunicam com as pessoas físicas ou jurídicas, tendo em vista as mais diversas finalidades.
  • d)
    A função classificação documental é definida essencialmente como um processo intelectual de identificação e de reagrupamento sistemático de temas semelhantes, segundo suas características comuns, podendo, em seguida, serem diferenciados, desde que a quantidade assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de convenções, de métodos e regras de procedimentos logicamente estruturados que permite a classificação dos documentos em grupos ou em categorias, quaisquer que sejam os suportes e a idade desses documentos.
  • e)
    A classificação de documentos e de informações é um processo intelectual associado à ideia de separar e estabelecer relações entre os documentos. Essa classificação é feita principalmente na idade corrente do documento, já que esse processo está diretamente relacionado com sua função original, ao seu valor primário. A classificação dos documentos correntes reflete a natureza da organização a qual pertencem.

77058 FUNRIO (2016) - IF-BAIANO - Secretário Executivo / Secretariado

Os executivos necessitam viajar e o profissional de secretariado desempenha função de assessoria nesses momentos. Nessas situações, deve:

1) informar-se com o executivo sobre a data da viagem, o número de pessoas que o acompanharão, datas dos compromissos assumidos, nomes de pessoas que serão contatadas, horário de viagem e tipo de transporte.

2) verificar quais os documentos que devem ser levados, inclusive documentos pessoais, itinerário de viagem com horários, locais de saída e chegada e o número de telefones das pessoas envolvidas.

3) em caso de mudança de planos, cancelar com a companhia ou o agente de viagens a reserva e/ou bilhete.

4) fazer a reserva nos hotéis e, quando solicitado pelo chefe, providenciar locação de automóvel e reservas em passeios turísticos.

São corretas:

  • a)
    1, 2 e 3 apenas.
  • b)
    2, 3, 4 apenas.
  • c)
    1, 2, 3 e 4.
  • d)
    3 e 4 apenas.
  • e)
    1, 2 e 4 apenas.

77062 FUNRIO (2016) - IF-BAIANO - Secretário Executivo / Secretariado

O treinamento é um processo cíclico e contínuo composto por etapas, onde a elaboração do programa de treinamento para atender as necessidades diagnosticadas e a verificação dos resultados obtidos representam, respectivamente, as seguintes etapas

  • a)
    diagnóstico e avaliação.
  • b)
    desenho e implementação.
  • c)
    desenho e avaliação.
  • d)
    diagnóstico e desenho.
  • e)
    implementação e avaliação.

85473 FUNRIO (2016) - IF-BAIANO - Secretário Executivo / Secretariado

Com o advento da globalização e o avanço acelerado da tecnologia, o ambiente empresarial vem se modificando, exigindo a manutenção constante de diferenciais competitivos uma vez que as organizações, ao atuarem em mercados globais, tornam a concorrência ainda maior. Diante disso, empresas têm demandado a atuação de profissionais capacitados para desenvolverem suas atividades, produtos e serviços e representá-la internacionalmente com o mais alto padrão de qualidade. Dentre os requisitos desejados estão:

1) As habilidades de negociar e se comunicar em outros idiomas, o que influencia diretamente no perfil dos profissionais da área secretarial.

2) Os pressupostos teóricos de que habilidades em negociação e comunicação, além do domínio de idiomas estrangeiros e conhecimentos da cultura dos países parceiros são essenciais para quem atua neste setor.

3) Para a o bom fluxo de associações internacionais, o profissional, que além de ter habilidades de escritório, assume responsabilidades sem ter que ser supervisionado e que é capaz de tomar decisões no seu campo de atuação. Dele esperase, também, que saiba gerenciar conflitos, trabalhar em grupo e que tenha equilíbrio emocional, facilitando as relações humanas.

4) Nessa nova Era, é importante ainda que profissionais de secretariado estejam preparados para atuar tanto presencial quanto virtual dentro das organizações e que sejam capacitados para gerir nesse novo contexto em que as organizações estão submetidas (SABINO; ROCHA, 2004).

  • a)
    Somente as alternativas 1 e 2 estão corretas.
  • b)
    Somente as alternativas 3 e 4 estão corretas
  • c)
    Somente as alternativas 1 e 4 estão corretas.
  • d)
    Todas as alternativas estão corretas.
  • e)
    Nenhuma alternativa está correta.

85475 FUNRIO (2016) - IF-BAIANO - Secretário Executivo / Secretariado

O curso de graduação em Secretariado Executivo deve ensejar, como perfil desejado do formando, capacitação e aptidão para compreender as questões que envolvam sólidos domínios científicos, acadêmicos, tecnológicos e estratégicos, específicos de seu campo de atuação, assegurando eficaz desempenho de múltiplas funções de acordo com as especificidades de cada organização, gerenciando com sensibilidade, competência e discrição o fluxo de informações e comunicações internas e externas. Assinale a única alternativa correta que descreve o perfil completo do secretário(a) executivo(a).

  • a)
    O bacharel em Secretariado Executivo é o profissional que a partir de uma necessidade ou problema realiza soluções vantajosas para a empresa ou usuário. Esse profissional realiza seus trabalhos através do uso de sistemas e recursos computacionais de hardware (parte física do computador) e software (parte lógica do computador), elaborando programas que o ajudem a executar as tarefas da sua área e de outras áreas da empresa.
  • b)
    O bacharel em Secretariado Executivo é o profissional responsável por gerir informações através de técnicas de organização, classificação e catalogação. Ele atua como um administrador de dados, processando e divulgando informações. Além de livros organiza revistas, jornais, documentos, fotos, imagens, vídeos e materiais digitais. Ele atua na conservação e preservação destes materiais para que resistam ao tempo e ao uso. Atualmente é bastante comum este profissional se ocupar da criação e manutenção de arquivos digitais.
  • c)
    O bacharel em Secretariado Executivo deve apresentar sólida formação geral e humanística, com capacidade de análise, interpretação e articulação de conceitos e realidades inerentes à administração pública e privada, ser apto para o domínio em outros ramos do saber, desenvolvendo postura reflexiva e crítica que fomente a capacidade de gerir e administrar processos e pessoas, com observância dos níveis graduais de tomada de decisão, bem como capaz para atuar nos níveis de comportamento microorganizacional, mesoorganizacional e macroorganizacional.
  • d)
    O bacharel em Secretariado Executivo deve assessorar a todos da empresa e tem a incumbência de prestar serviços especializados aos outros administradores e à presidência da empresa quanto à elaboração de orçamento e a análise de variações.
  • e)
    Nenhuma das respostas anteriores.

85476 FUNRIO (2016) - IF-BAIANO - Secretário Executivo / Secretariado

Existem vários objetivos para trabalhar com a avaliação de desempenho nas empresas. Assinale a opção que contém um objetivo equivocado.

  • a)
    Ajustar o perfil do funcionário ao local de trabalho que ele mais se identifica; aperfeiçoamento contínuo do funcionário.
  • b)
    Indica se o funcionário tem as qualificações exigidas pelo cargo; indica o funcionário com potencial para promoções; propicia geração de aumentos salariais.
  • c)
    Diagnostica necessidades de treinamentos/qualificações.
  • d)
    Evidencia problemas de relacionamentos e de saúde do funcionário.
  • e)
    Demonstra evolução dos funcionários, gera motivação e satisfação no trabalho.

85477 FUNRIO (2016) - IF-BAIANO - Secretário Executivo / Secretariado

Acerca dos assuntos e documentos que lhe são confiados, compete ao Secretário, no exercício de sua profissão

  • a)
    manifestar sugestão de caráter estratégico.
  • b)
    confidenciar unicamente com outros Secretários.
  • c)
    revelar ao superior hierárquico de seu chefe.
  • d)
    divulgar somente entre a assessoria superior.
  • e)
    guardar sigilo absoluto.

91464 FUNRIO (2016) - IF-BAIANO - Secretário Executivo / Secretariado

Selecione a opção que descreve as competências do profissional de Secretariado Executivo quanto ao relacionamento interpessoal.

  • a)
    As relações interpessoais saudáveis e a capacidade de liderança no ambiente profissional são reconhecidas como requisitos para um resultado eficaz do trabalho, aliando ao conhecimento técnico, representando um passo à frente para o sucesso e satisfação profissional.
  • b)
    Competência interpessoal é a habilidade de lidar eficazmente com relações interpessoais, de lidar com outras pessoas de forma adequada às necessidades de cada uma e às exigências da situação.
  • c)
    Acredita-se que os aspectos mais importantes para a profissional de secretariado executivo, no âmbito dos relacionamentos interpessoais, sejam o feedback (dar e receber), o gerenciamento de conflitos, a empatia e a comunicação.
  • d)
    O uso de competências emocionais, pela secretária executiva, auxilia alcançar o objetivo de desenvolver melhores relacionamentos interpessoais, a fim de que seu trabalho traga resultados eficazes, ou seja, usar de uma forma mais efetiva a energia positiva que emana das relações; e atuar também como líder, junto ao executivo dentro da organização, ganhando confiança e credibilidade, assim gerando resultados positivos para a equipe e para a organização.
  • e)
    Todas as opções acima.